秘書役って何？
Company Secretary（カンパニーセクレタリー）、日本語だと会社秘書役とか単に秘書役などと訳されます。
会社秘書役… 日本語にするとちょっとカッコ悪い響きですが、会社秘書役はシンガポールの会社法で、各会社に設置（選任すること）が求められている会社の機関です。
秘書役の業務は？
秘書役の業務は、総論的にいうと、会社の事務が会社法に準拠していることを担保することです。
具体的には、株主名簿・役員名簿・社債権者名簿等の各種名簿の作成・保管、定款の変更等の登録事項の変更業務、財務関係書類の登録業務、取締役会の議案・議事録の作成・保管、定時・臨時株主総会の召集通知の発送・委任状の作成・取り纏め・議事録の作成等を行います。また、そうした業務全般のスケジュール管理も重要な業務になります。
秘書役の資格要件は？
公開会社の場合は、弁護士や会計士等、会社法で秘書役になれる資格要件を定めていますが、非公開会社では特に資格は必要ありません。
日系企業が設立するシンガポール子会社は、シンガポールでは非公開会社にあたりますので、特に資格のある秘書役を探す必要はありません。ただし、秘書役はシンガポール在住である必要があります。
取締役との兼任はできる？
取締役が複数いる場合、取締役との兼任は可能ですが、取締役が1人しかいない場合は、会社秘書役と取締役の兼任できません。
秘書役の選任はいつまでに必要か？
設立後6ヶ月以内に選任する必要があります。
悪質な会社秘書役業者にご用心！
上述のように、非公開会社の場合は、会社秘書役に資格は必要ないので、シンガポールに住んでいれば誰でも会社秘書役になれますので、シンガポールには秘書役業務を請け負う会社がたくさんあり、表面的には格安なところも多いです。
しかし、秘書役の業務は会社法全般の知識を要しますので、価格だけにつられてローカルの格安秘書役業者を利用することはお勧めできません。
英語や中国語が堪能で法律的な議論であっても全く支障がないとしても、自分に現地の会社法の実務経験や知識がなければ、依頼した会社秘書役がちゃんと仕事をしているかチェックできないからです。
何も問題がないように見えて、後で確認してみたら、必要な書類が作成されていなかったり、登録がされていなかったりということがよくあります。
また、表面上の契約価格は安く見えて、ことあるごとに別料金を請求され、結局トータルでみたら安くなかったなどというケースもよくあります。
これは、ある程度語学ができる方が陥りがちな罠です。例えば英語ができる→コミュニケーションができる→日系のサービス会社を使わなくてもよい→コスト削減みたいな感じですね。
セクレタリーを選ぶ際には、語学のほかにも、シンガポールの法律的な知識が必要ということを念頭に会社の管理を任せられる業者かをジャッジする必要がありますね。
日系企業の皆様にはこういったトラブルに巻き込まれて欲しくありませんので、日系の会社設立支援業者や会計事務所をご利用することを強くお勧めします。
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シンガポール出張の予定がある方は読んてみてください。
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また、シンガポールへの出張に関して質問の多い事項（ビジネスの服装、習慣、ビザの要否、罰金、保険、持ち物など）もまとめておきましたので、あわせてご参考にしていただければと思います。